Een ontslag zonder risico? Begin met een goed dossier

Waarom een goede ontslagmotivering belangrijk is

Een ontslag is een belangrijke beslissing. Als werkgever is het daarom belangrijk om de reden van het ontslag te kunnen aantonen en over een goed onderbouwd dossier te beschikken.

Een werknemer kan in bepaalde gevallen vragen naar de concrete redenen van zijn ontslag. Kan je als werkgever deze redenen niet of onvoldoende aantonen, dan kan dit risico's met zich meebrengen, onder meer op het vlak van een kennelijk onredelijk ontslag of discriminatie.

Een goede en onderbouwde ontslagmotivering is daarom van groot belang.

CAO nr. 109 – Recht op ontslagmotivering

CAO nr. 109 is van toepassing op werknemers in de privésector die onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 vallen en die minstens zes maanden anciënniteit hebben.

De werkgever is niet verplicht om bij elk ontslag spontaan de redenen mee te delen. De werknemer heeft wel het recht om de concrete redenen van zijn ontslag op te vragen wanneer de werkgever deze niet uit eigen beweging heeft meegedeeld.

De werknemer moet dit doen via een aangetekend schrijven en binnen de volgende termijnen:

1. Bij een onmiddellijke beëindiging: binnen twee maanden nadat de arbeidsovereenkomst een einde heeft genomen.
2. Bij een ontslag met opzegging: binnen zes maanden na de betekening van de opzegging, maar uiterlijk tot twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Na ontvangst van het verzoek heeft de werkgever twee maanden de tijd om de werknemer per aangetekend schrijven te antwoorden. Het antwoord moet voldoende concrete elementen bevatten zodat de werknemer de redenen voor zijn ontslag kan kennen.

Geeft de werkgever geen antwoord, antwoordt hij te laat of bevat het antwoord geen concrete redenen? Dan is een forfaitaire vergoeding van twee weken loon verschuldigd. Deze vergoeding kan worden gecombineerd met een eventuele vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag.

Wat is een kennelijk onredelijk ontslag?

Een ontslag kan kennelijk onredelijk zijn wanneer het gebaseerd is op redenen die geen verband houden met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer, of wanneer het niet berust op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming en een normale en redelijke werkgever nooit tot dit ontslag zou zijn overgegaan.

De beoordeling hiervan gebeurt door de arbeidsrechtbank.

Wordt het ontslag als kennelijk onredelijk beschouwd, dan kan de werkgever worden veroordeeld tot een vergoeding van 3 tot 17 weken loon, afhankelijk van de ernst van de kennelijke onredelijkheid.

Zorg ook voor een objectieve ontslagreden

Een ontslagmotivering moet voldoende concreet en objectief zijn. Het is daarom belangrijk om niet enkel algemene bewoordingen te gebruiken, maar te verwijzen naar concrete en verifieerbare feiten.

Bijvoorbeeld:

1. Welke afspraken werden niet nageleefd?
2. Wanneer werden deze problemen vastgesteld?
3. Welke feedback werd hierover gegeven?
4. Welke verbeteringen werden verwacht?
5. Welke ondersteuning of begeleiding werd aangeboden?
6. Welke resultaten werden uiteindelijk behaald?

Een motivering zoals “de samenwerking verloopt niet goed” is veel minder sterk dan een motivering waarin concrete feiten, afspraken en eerdere feedback worden vermeld.

Bouw tijdig je dossier op

Een goede ontslagmotivering begint niet op het moment dat de beslissing tot ontslag wordt genomen.

Wanneer er problemen zijn met het functioneren, gedrag of de prestaties van een werknemer, is het belangrijk om deze problemen tijdig en objectief te documenteren.

Geef de werknemer daarbij, waar passend, voldoende feedback en een redelijke kans om zich te verbeteren. Leg ook vast welke afspraken werden gemaakt en wat de resultaten daarvan waren.

Op die manier beschik je op het moment van een eventueel ontslag over een dossier dat de beslissing kan onderbouwen.

Let ook op discriminatie

Naast de regels rond kennelijk onredelijk ontslag moet een werkgever er uiteraard over waken dat een ontslag niet gebaseerd is op een discriminerende reden.

Een ontslagbeslissing moet daarom steeds gebaseerd zijn op objectieve en verdedigbare redenen en mag geen verband houden met een beschermd discriminatiecriterium.

Kortom

Een goed ontslagdossier is geen formaliteit. Wie tijdig concrete feiten documenteert, feedback geeft en gemaakte afspraken opvolgt, staat veel sterker wanneer de reden van een ontslag later ter discussie wordt gesteld.