De algemene voorwaarden zijn van toepassing vanaf ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst of in ieder geval vanaf ondertekening van de procuratie bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.
VDA Sociaal Kantoor verbindt zich ertoe in naam en voor rekening van de cliënt alle wettelijke en reglementaire formaliteiten te vervullen waartoe de cliënt in zijn hoedanigheid als werkgever gehouden is in het bijzonder t.a.v. de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid zoals die voorzien zijn door de wet van 27 juni 1969 en zijn uitvoeringsbesluiten en t.a.v. de FOD Financiën.
De cliënt geeft VDA Sociaal Kantoor eveneens een mandaat voor volgende toepassingen in het kader van de verplichtingen inzake sociale zekerheid : DIMONA, DMFA, ASR Sector Werkloosheid en ASR Sector Uitkeringen tenzij anders overeengekomen in de samenwerkingsovereenkomst.
Wanneer door de cliënt voor de eerste maal personeel wordt aangeworven, onderworpen aan RSZ-bijdragen, verricht VDA Sociaal Kantoor de aansluiting hiervan bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.
VDA Sociaal Kantoor verbindt zich ertoe om na de beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met de cliënt voor de kwartalen en voor de verplichtingen van de sociale zekerheid die onder haar mandaat vielen nog effectief de nodige technische transacties te verrichten. Dit behoudens in het geval dat de cliënt met een andere mandataris afspreekt dat deze mandataris effectief de nodige technische transacties zal verrichten voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder het mandaat van VDA Sociaal Kantoor vielen. De algemene bepalingen blijven op de uitvoering van deze transacties en de betreffende periode integraal van toepassing. De transacties worden uitgevoerd na betaling door de cliënt van de overeengekomen administratiekosten en de eventueel nog openstaande administratiekosten die betrekking hebben op de periode waarvoor VDA Sociaal Kantoor het mandaat had.
De cliënt erkent uitdrukkelijk dat de vorige mandataris de opdracht behoudt om voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder zijn mandaat vielen nog effectief de technische transacties te verrichten.
VDA Sociaal Kantoor voert geen dienstverlening uit voor periodes die dateren voor de inwerkingtreding van de samenwerkingsovereenkomst.
De hierboven beschreven principes zijn ook, mutatis mutandis, van toepassing voor de verplichtingen m.b.t. de sociale documenten.
Aansprakelijkheid
VDA Sociaal Kantoor zal volgens de normale regels betreffende contractuele aansprakelijkheid haar opdrachten als een goed huisvader uitvoeren, d.w.z. ervoor zorgen dat bovenvermelde opdrachten volgens de regels van de kunst worden uitgevoerd.
De cliënt erkent uitdrukkelijk dat VDA Sociaal Kantoor bij het vervullen van deze opdrachten enkel een middelenverbintenis heeft.
Wanneer VDA Sociaal Kantoor één van bovenvermelde opdrachten niet of gebrekkig uitvoert binnen de voorziene limieten, zal VDA Sociaal Kantoor zo vlug mogelijk de verwerkte gegevens rechtzetten. VDA Sociaal Kantoor kan echter niet aansprakelijk gesteld worden voor de slechte of foutieve werking van technieken, methodes of programma’s die niet door haar eigen dienst ontwikkeld of in beheer genomen worden.
VDA Sociaal Kantoor is enkel aansprakelijk voor directe schade , met uitsluiting van gevolgschade, en een eventuele schadevergoeding is per schadegeval beperkt tot 10 x de normale administratiekosten van de maand waarin de fout wordt vastgesteld (excl. de administratiekosten op premies en andere uitzonderlijke bedragen), met een absoluut maximum van 5.000 euro per kalenderjaar voor alle mogelijke schadegevallen samen.
De cliënt dient, op straffe van verval, een vordering tot schadevergoeding per aangetekend schrijven te richten aan VDA Sociaal Kantoor binnen de zes maanden nadat de fout werd vastgesteld.
De aansprakelijkheid van VDA Sociaal Kantoor kan niet in het gedrang komen wanneer de gegevens die de cliënt bezorgt voor het uitvoeren van de opdracht laattijdig, onvolledig, onjuist zijn of onder voorbehoud worden gegeven. VDA Sociaal Kantoor neemt geen verantwoordelijkheid op zich betreffende de juistheid der inlichtingen verstrekt door de cliënt. VDA Sociaal Kantoor kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onnauwkeurigheden of gebrekkige informatie vanwege de overheid of andere instanties. VDA Sociaal Kantoor kan eveneens op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor de interpretatie van loonbeslagen, loonoverdracht of loondelegatie.
De ondertekenende partijen komen overeen dat de cliënt niet uitdrukkelijk in een geschrift zijn akkoord met de uitgevoerde berekeningen dient mee te delen. De cliënt wordt aldus geacht zijn instemming en akkoord met de gemaakte berekeningen betuigd te hebben binnen 30 dagen na ontvangst van het resultaat van de berekeningen bij gebrek aan opmerkingen overgemaakt aan VDA Sociaal Kantoor. Hetzelfde geldt voor de toepassing van een RSZ-vermindering. De opmerkingen of betwistingen dienen te gebeuren door middel van een aangetekend schrijven.
Bij het vervullen van de administratieve verplichtingen t.a.v. de overheid levert VDA Sociaal Kantoor enkel een logistieke steun. VDA Sociaal Kantoor kan de gegevens van de cliënt of de interpretatie ervan door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid niet op juistheid of volledigheid controleren. De omvang en aard van de RSZ-bijdragen en andere werkgevers- en werknemersbijdragen worden door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bepaald.
De cliënt erkent dat wanneer door een wetswijziging de omvang en/of de aard van de RSZ en/of andere werkgevers- en werknemersbijdragen veranderen, VDA Sociaal Kantoor op instructies van de RSZ dient te wachten alvorens de nieuwe bijdragen te berekenen.
Bij het aanbieden van softwarepakketten kan VDA Sociaal Kantoor niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onnauwkeurigheden, noch voor technische problemen die het gevolg zouden zijn van het installeren en/of gebruiken van eigen software door de cliënt...
VDA Sociaal Kantoor wordt bevrijd van zijn verbintenissen in geval van overmacht. Als gevallen van overmacht worden uitdrukkelijk beschouwd: brand, technische stoornissen en andere situaties die de activiteiten van VDA Sociaal Kantoor ernstig bemoeilijken of onmogelijk maken zoals gebrek aan medewerking van de cliënt, het niet tijdig verstrekken van informatie of onjuiste informatie.
Zodra de cliënt zijn administratiekosten niet meer betaalt, zal VDA Sociaal Kantoor nog enkel de administratieve formaliteiten naleven die zij verplicht is te vervullen op basis van de wet van 27 juni 1969, tot het einde van het lopende kwartaal. De uitvoering van deze administratieve formaliteiten zal, voor de volgende kwartalen, stopgezet worden nadat de cliënt eerst mondeling, daarna schriftelijk aangemaand en uiteindelijk geschrapt is als cliënt en na verwittiging van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Nochtans neemt VDA Sociaal Kantoor, zolang er geen schrapping is, in deze gevallen geen enkele verantwoordelijkheid meer op zodat de uitvoering enkel als een bereidwilligheid kan worden aangezien. De kosten van aanmaning en inning zullen ten laste blijven van de cliënt.
Onder voorbehoud van gebeurlijk verhaal tegen VDA Sociaal Kantoor wegens zware fout binnen het kader van het mandaat, blijft de cliënt persoonlijk aansprakelijk tegenover de officiële instanties voor de verrichtingen, voor zijn rekening uitgevoerd door VDA Sociaal Kantoor.
Klachten
Elke klacht aangaande de dienstverlening moet binnen de acht dagen aan ons worden meegedeeld. De klacht dient daarbij gedetailleerd en schriftelijk te worden bepaald. Bij een klacht of een conflict wordt de verplichting tot betaling in geen geval opgeheven.
Betaling
Onze facturen zijn betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum tenzij er een andere datum is vermeld op de factuur.
Bij niet-betaling binnen een termijn van 14 kalenderdagen na een eerste ingebrekestelling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd als volgt:
20 EUR als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 EUR;
30 EUR vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 EUR en 500 EUR als het verschuldigde saldo tussen 150,01 EUR en 500 EUR is;
65 EUR vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 EUR met een maximum van 2.000 EUR als het verschuldigde saldo hoger is dan 500 EUR.
Betwistingen
Alle betwistingen van beheerskosten en/of erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na factuurdatum
gemotiveerd geformuleerd te worden aan VDA Sociaal Kantoor.
Indien geen (tijdige) betwisting VDA Sociaal Kantoor bereikt, wordt verondersteld dat de klant akkoord gaat met de
gefactureerde diensten.
Slotbepaling
Ingeval van betwisting zijn uitsluitend de Rechtbanken van het Rechtsgebied Kortrijk bevoegd.
