Een werkgever kan onder bepaalde voorwaarden een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen aan zijn werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken, om de kosten te dekken die deze werknemers maken en die ten laste zijn van de werkgever.
Het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding bedraagt 129,48 euro per maand (vanaf 1 april 2020). Voor de werknemers is die vergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
Wat houdt die thuiswerkvergoeding in?
De werkgever kan een vergoeding toekennen aan zijn werknemer(s) bij regelmatig en structureel thuiswerken (ten minste 5 werkdagen per maand).
Het bedrag van 129,48 euro hoeft niet evenredig te worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om die forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen.
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verschillende functiecategorieën.
De thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten van de werknemer te dekken. Hieronder worden onder meer de kosten begrepen die gerelateerd zijn aan de inrichting en gebruik van een bureau, printer-en computermateriaal.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding mag niet worden gecombineerd met eventueel andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.
Bijkomende modaliteiten betreft de forfaitaire thuiswerkvergoeding
Onderstaande modaliteiten moeten worden nageleefd om ervoor te zorgen dat de forfaitaire thuiswerkvergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever is.
- De thuiswerkers die een forfaitaire thuiswerkvergoeding ontvangen en die ervoor opteren om hun werkelijke beroepskosten te bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, moeten deze forfaitaire vergoeding in mindering brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.
- De kosten eigen aan de werkgever die op forfaitaire basis werden toegekend, mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
- De werkgever houdt nominatieve lijsten ter beschikking met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding.
- De forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA - ernstige normen' worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen.
- De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan werknemers die een 'salary split' hebben, moeten worden verminderd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid.
- Het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.
Indien de forfaitaire thuiswerkvergoeding aan al deze voorwaarden voldoet, kan deze worden toegekend zonder dat een aanvraag moet worden ingediend bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.
Wat bij toekenning van andere forfaitaire terugbetalingen?
Een werkgever kan forfaitaire vergoedingen toekennen voor andere uitgaven dan de bureaukosten die door de thuiswerkvergoeding worden gedekt. In dat geval moet er wel een aanvraag van voorafgaande beslissing ingediend worden bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Deze verplichting geldt ook indien men een onderscheid wil maken tussen verschillende werknemerscategorieën.
Deze nieuwe administratieve instructies zijn van toepassing vanaf 1 maart 2020.