Eind oktober, er moet nog slechts enkele weken gewerkt worden in 2018 en misschien heeft uw personeel wel nog wat vakantiedagen openstaan. Mogen die laatste vakantiedagen worden overgedragen naar volgend jaar?
De wet is hieromtrent heel duidelijk: de werkgever moet het saldo van de nog te nemen dagen verplicht toekennen vóór 31 december 2018. De bepalingen van de wet op de jaarlijkse vakantie staan niet toe dat het saldo van de wettelijke vakantiedagen naar het volgende jaar wordt overgedragen. De werkgever moet er dus voor zorgen dat een goede planning wordt gevolgd.
Om de wettelijke vakantiedagen te plannen en toe te kennen, beschikt de werkgever over een belangrijk werktuig: het arbeidsreglement. In dit verplichte sociale document kan de onderneming haar eigen regels en procedures vastleggen. We denken daarbij bijvoorbeeld aan: termijnen om een vakantie-aanvraag in te dienen, prioriteitsregels voor het opnemen van wettelijke vakantie, collectieve vakanties, ...
Vakantiedagen moeten worden vastgelegd in onderling akkoord tussen de werkgever en de werknemer. Doch mag u, als werkgever, de opname van de vakantiedagen niet verhinderen, anders riskeert u hiervoor strafrechtelijke sancties. De werkgever zal dus moeten kunnen aantonen dat hij de werknemer de mogelijkheid heeft geboden om zijn vakantiedagen op te nemen. Wanneer de werknemer aanwezig is op het werk maar niet al zijn vakantie heeft kunnen opnemen, zijn de niet-genomen dagen definitief verloren..
Hoe kan u zich als werkgever dan wapenen tegen mogelijke discussies ?
Om aan te tonen dat u als werkgever de opname van verlofdagen niet heeft tegengehouden, kan men naar het einde van het jaar toe een personeelsmededeling aan de werknemers overmaken, een mededeling op de loonstrook zetten, een gedetailleerd overzicht bezorgen, …
In een schriftelijke mededeling kan erop gewezen worden dat:
- elke werknemer zijn saldo van vakantiedagen tegen het einde van het jaar moet opnemen;
- de vakantiedagen niet overdraagbaar zijn naar het volgend kalenderjaar.
Hij kan de werknemer desgevallend een aangetekende verwittiging sturen waarin hij de werknemer aanmaant om het saldo aan vakantiedagen vóór 31 december op te nemen.
En wat als de werknemer onmogelijk zijn wettelijke vakantie kan opnemen?
Wordt het resterend aantal dagen vakantie niet opgenomen omwille van een gebeurtenis onafhankelijk van de wil van de werknemer (bv. omwille van ziekte die voortduurt tot het jaareinde), dan wordt voor de bedienden het resterend vakantiegeld uitbetaald met het loon van december. Bij arbeiders worden de vakantiedagen uitbetaald bij ontvangst van de vakantiecheque, ongeacht of ze de verlofdagen zullen opnemen of niet. Daardoor is geen bijkomende uitbetaling van het verlofsaldo verschuldigd.