Elke werknemer die tijdelijk werkloos wordt gesteld, moet per kalendermaand een controlekaart krijgen van de werkgever. De controlekaart is een genummerd papieren document. Het nummer van deze controlekaart moet door de werkgever in het validatieboek worden ingeschreven. Vanaf de eerste werkloosheidsdag moet de werknemer de kaart bij zich hebben en invullen volgens de instructies. Op het einde van de maand bezorgt de werknemer de kaart aan de uitbetalingsinstelling om de uitkeringen te berekenen.
Sinds 1 september 2023 kunnen alle ondernemingen gebruik maken van de elektronische C3.2A (= eC3.2).
De RVA schat dat de papieren C3.2A vanaf 1 oktober 2024 zullen afgeschaft worden. Vanaf 1 oktober 2024 zullen alle werknemers hun controlekaart verplicht online moeten invullen en valideren.
Wij raden werkgevers aan de omschakeling niet uit te stellen. U kan eventueel al een paar werknemers het gebruik van de eC3.2 laten testen en zo stelselmatig uit te breiden naar de volledige onderneming. Op die manier zijn alle werknemers vertrouwd met het gebruik op het moment dat de verplichting ingevoerd wordt.
Hoe kan de werkgever de elektronische werkwijze invoeren?
De werkgever kan het gebruik van de elektronische controlekaart invoeren via:
- ofwel een ondernemingscao;
- ofwel het arbeidsreglement;
- ofwel een individueel akkoord met de betrokken werknemers.
Indien er gewerkt wordt via een ondernemingscao of het arbeidsreglement, dan geldt de elektronische werkwijze voor alle werknemers van de onderneming.
Werkt man via een individueel akkoord, dan hoeven niet alle werknemers betrokken te zijn. Van zodra het gebruik van de elektronische C3.2 verplicht is, is een individueel akkoord niet meer van toepassing.
De RVA vraagt ook dat de onderneming kort melding maakt wanneer ze overstappen op de eC3.2. Dit kan via het contactformulier.
Wat moet de werknemer doen?
De werknemer moet de eC3.2 invullen en versturen naar zijn uitbetalingsinstelling via de portaalsite van de sociale zekerheid of via de eC3.2 app. De app kan gedownload via App Store of Play Store.
Wanneer de werknemer zich heeft aangemeld via de app of de webpagina, zal hij als eerste een verklaring op eer te zien krijgen. Hiermee verklaart de werknemer aan de RVA dat het gebruik van de elektronische C3.2 werd ingevoerd op één van de geldige manieren (via het arbeidsreglement, een ondernemingscao of een akkoord met de werkgever). Verder verklaar de werknemer ook dat hij vanaf dat moment voor onbepaalde duur de eC3.2 gebruikt ter vervangen van de papieren variant en dat hij deze op de correcte wijze zal invullen. De verklaring wordt door de RVA gebruikt om de werkgever op de hoogte te sellen over welke werknemers al gebruik maken van de eC3.2 en dus geen papieren document meer nodig hebben.
De werknemer moet onderaan deze verklaring kiezen met welke maand hij wil starten. Er zijn twee mogelijkheden: de lopende maand of de volgende maand.
Na de verklaring op eer volgt een startergids die het gebruik van de eC3.2 kort toelicht. Er is ook een instructiefilmpje beschikbaar.
Het invullen gebeurt in principe op dezelfde manier als de papieren variant. De werknemer vult vanaf de eerste dag tijdelijke werkloosheid de nodige codes aan op de dagen dat hij niet werkloos is (arbeid, vakantie, ziekte,...) t.e.m. het einde van de maand. De arbeiders van de bouwsector dienen vanaf de eerste dag van de maand de controlekaart in te vullen.
Heeft de werknemer zich vergist, dan kan die zijn fout nog makkelijk rechtzetten zolang de controlekaart niet gevalideerd werd. Dit in tegenstelling tot de papieren C3.2, waar de werknemer bij het maken van een fout een nieuw document moest opvragen.
Nieuwe werknemers in de bouwsector
In geval van een indiensttreding in de bouwsector moet de werkgever het nummer van de niet-nominatieve controlekaarten betreffende de maand van indiensttreding en de daaropvolgende maand vermelden bij de Dimona-aangifte.
Om aan deze verplichting te kunnen voldoen voor een werknemer die gebruik maakt van een elektronische controlekaart eC3.2, moet de werkgever bij de Dimona-aangifte gebruik maken de dummy nummers 1212 (maand van indiensttreding) en 1313 (daaropvolgende maand).
Technische problemen en extra info
Bij technische problemen kan de werknemer contact opnemen met het contactcenter van de RVA op het nummer 02/5455070 of via het contactformulier.
Extra informatie kan je terugvinden op de website van de RVA via deze links: